Qualche settimana fa ho inviato alla community una mail contenente questa semplice domanda:

Qual è il problema più grande che ti trovi a confrontare nella vita professionale o privata?

Ben un terzo delle risposte riguardava la difficoltà di gestire il tempo, gli impegni ed essere produttivi durante la giornata lavorativa.

Anche a me è capitato di incappare in problemi simili, e ho dovuto correre ai ripari.
In questo articolo, ti svelo 5 semplici semplici trucchi per avere più tempo. Pronti? Partiamo!

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Definisci LA priorità assoluta

Prima di iniziare a lavorare, al mattino, definisci con chiarezza qual è l’obiettivo assoluto per la giornata.

• Che cosa è quell’unica importante cosa che vuoi ASSOLUTAMENTE compiere entro la giornata?

Avere in chiaro un unico obiettivo importante ti permette di regolare tutto il resto di conseguenza. Puoi così avere un punto di riferimento per definire se le altre attività, programmate o impreviste, rientrano nella categoria delle cose urgenti, importanti, non urgenti o non importanti.

Anche Gary Keller, autore del libro “The one thing – Una cosa sola“, afferma che per avere più tempo ed essere più produttivi, è necessario fare di meno, non fare di più.
Per avere più tempo, concentra le tue energie su una cosa alla volta ed elimina il superfluo, ti stupirai di quanto di più riuscirai ad ottenere.

Chi insegue due lepri, non ne prende nessuna…

Pianifica di più, per sprecare di meno

Più tempo dedichi alla pianificazione delle attività, meno tempo sprecherai nel compierle. Il segreto sta nel rendere così semplice e intuitiva la tua to-do-list da non aver più bisogno di tempo per pensare a come svolgere ciascuna delle voci elencate.

Investi qualche minuto in più durante la pianificazione per assicurarti che le attività da svolgere siano descritte come una sequenza di azioni concrete.

Ad esempio, “organizzare un meeting” non è abbastanza preciso, potrebbe includere numerose attività. Azioni molto più specifiche e facili da compiere sono:

• Telefonare a Pinco Pallino per fissare data e orario della riunione
• Riservare la sala riunioni
• Fare la lista delle trattande
• Inviare un email a Carla, Giovanni, Luca, Alberto e Mario per invitarli al meeting
• eccetera 

Non scordarti, inoltre, di definire attività che siano veramente utili al tuo scopo.

Spezza l’obiettivo in tante attività circoscritte

Se vuoi avere più tempo, preferisci le attività brevi e ben definite a quelle lunghe e vaghe.
Suddividi i tuoi obiettivi in attività circoscritte, e concentrati su ciascuna di esse, una alla volta, così da avere esattamente in chiaro che cosa devi fare e quanto tempo ti richiederà portarle a termine.

Molti miei clienti di coaching si scoraggiano quando pensano alla moltitudine di cosa da fare, convinti del fatto che l’obiettivo sia troppo grande e difficile da raggiungere, oltre alle loro possibilità.

Semplicemente suddividendo il compito in azioni più piccole, ad esempio della durata di 30 minuti ciascuna, si accorgono che, un passo alla volta, arriveranno alla meta.

Possono quindi concentrarsi nel compiere il primo passo, poi il secondo passo, poi il terzo e via dicendo.

Crea un’abitudine

Per rimanere consistente e vedere i primi successi, è importante creare l’abitudine di fare quelle piccole attività che hai definito poco fa..

Puoi associare la nuova attività a qualcosa che fai già quotidianamente, ragionando in questi termini:

Dopo che avrò fatto ________ (una cosa che fai già regolarmente),
farò ________ (una cosa hai in programma di fare).

Ad esempio:

Dopo che avrò bevuto il caffè, scriverò immediatamente l’unica priorità su cui voglio concentrarmi oggi. 
Dopo che avrò terminato il pranzo, dedicherò mezz’ora alla scrittura del libro che ho in mente di scrivere da anni.

Con il tempo, fare la nuova attività diventerà un automatismo.

Impara a dire di NO

Infine, è importante sapere dire di no, anche se questo può causarti disagio.

Sono moltissime le persone che competono per richiedere la tua attenzione ogni giorno: i tuoi collaboratori, la tua famiglia, gli amici, le persone che distribuiscono i volantini per strada, coloro che ti chiamano o ti scrivono. Loro stanno seguendo le proprie priorità, non le tue.

Puoi dire di no gentilmente, senza cercare scuse, semplicemente spiegando che al momento sei impegnato: “No, non posso, sono occupato”.

Dire di NO a chi tenta di rubare il tuo prezioso tempo significa dire di SI alle tue priorità.

Come avere più tempo?

Ricapitolando, per avere più tempo puoi:

• Definire LA priorità assoluta
• Pianificare di più, per sprecare di meno
• Spezzare l’obiettivo in tante attività circoscritte
• Creare l’abitudine di compiere la nuova attività
• Imparare a dire di NO

Ho provato queste tecniche e mi hanno aiutata a gestire meglio il mio tempo. Lavorando da indipendente, mi trovo spesso di fronte a questa sfida, quindi sono sempre alla ricerca di strategie per ottimizzare le mie giornate lavorative ed essere più efficiente.

E tu, quali metodi usi? Cosa ti aiuta ad avere più tempo?

Fammi sapere nei commenti! E se il tema ti interessa, nei prossimi articoli condividerò altre strategie provate in prima persona 😉

Un grande abbraccio e alla prossima,
Anh
Questo articolo è stato pubblicato per la prima volta su ThreeSixtySkills.com