Nell’articolo di settimana scorsa hai già visto che ogni business ha tre fasi: l’infanzia, l’adolescenza e la maturità. E che per avere successo devi essere in grado di essere sia esecutrice, sia imprenditrice, sia manager.

Come gestire tutti questi ruoli senza diventare schizofrenica? La soluzione sta nel pensare alla propria attività come un franchising, creando un business di tipo “chiavi in mano”. Come quando vai dal concessionario in cerca di una nuova auto.

Che cosa c’entrano le auto con il mettersi in proprio? Forse niente, o forse tutto. Fatto sta che capire questo aspetto può rivoluzionare la tua attività imprenditoriale.

Franchising: Il business “chiavi in mano”

Cosa significa crearsi un franchising, o un business “chiavi in mano”?

Prendiamo l’esempio dell’auto. La soluzione “chiavi in mano” ti evita molti grattacapi e lunghe pratiche burocratiche.

L’auto ti viene fornita completa di tutto ciò che serve, pronta per essere guidata, senza ulteriori spese o interventi necessari.

Nel business vale lo stesso discorso. Significa creare un’attività in maniera tale da poterne passare le chiavi a chiunque. E fare in modo che questo chiunque sia in grado di continuare la tua attività, senza alcun problema.

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Bisogna quindi creare un modello che tendenzialmente funzioni perfettamente e in maniera quasi automatica, senza che tu debba essere presente. Questo è un franchising.

Come spiega Michael Gerber in “The E-Myth: Why Most Small Businesses Don’t Work and What to Do About It”, se l’80% dei business fallisce entro i primi 5 anni, al contrario il 75% delle attività in franchising hanno successo! Strabiliante, non trovi?

Il motivo per cui hanno successo è semplice: la gente è interessata a diventare franchisee. Pensaci, ha del tutto senso: se la tua attività è già strutturata in modo tale da funzionare al meglio, (quasi) chiunque potrebbe gestirla con il minimo sforzo ed assicurarsi il successo. Ecco perché i franchising sono attrattivi.

Quindi, quella che l’autore chiama “rivoluzione chiavi in mano”, è proprio questo:

Devi creare un business immaginando che un giorno la potrai vendere. E quando questo accadrà, non venderai solo i prodotti o i servizi che offri, bensì l’intero sistema e i processi di funzionamento del tuo business.

Lo sa bene Ray Kroc,  il fondatore di McDonald’s: in qualunque Mc tu vada, troverai sempre i medesimi hamburger, fatti sempre nel medesimo modo, con le medesime salse, serviti con i  medesimi contorni e i medesimi menu.

Ray ha definito dei processi che chiunque è in grado di seguire, per ottenere sempre il medesimo tipo di hamburger. In qualunque Mc del mondo.

Comincia in piccolo, pensando in grande

Tranquilla, non ti sto dicendo che devi metterti a creare un franchising grande come quello di McDonald’s. E non sei nemmeno obbligata a crearti un franchising. Sto solo cercando di farti capire l’importanza dell’avere un sistema.

Come ti spiegavo qualche settimana fa, creare un sistema ti aiuterà a organizzare in maniera strutturata le attività da fare e a evitare che il tuo business ti esaurisca. Ma non solo!

Farà sì che l’attività potrà continuare ad esistere, anche senza la tua presenza. Se ancora non hai colto l’importanza di questo ultimo aspetto, ti racconto un episodio capitato col mio precedente business.

L’avevo co-creato nel 2011 assieme alla mia socia. In breve tempo avevamo iniziato a proporre molti corsi nella Svizzera italiana ed eravamo soddisfatte dei risultati che stavamo ottenendo.

Ad un certo punto, grazie ad una serie di circostanze fortuite, avevamo ricevuto una proposta di acquisto da parte di un’altra azienda formatrice. Eravamo al settimo cielo!

Dopo l’entusiasmo iniziale, ci siamo però ben presto accorte di un aspetto di non poco conto: nella nostra azienda, io e la mia socia eravamo le proprietarie. E anche le dipendenti. E anche le manager. E anche le PR. Insomma, eravamo in due a fare tutto.

Puoi quindi immaginare il problema: cosa significava vendere la società? Saremmo diventate dipendenti dell’azienda acquisitrice? Quali sarebbero stati i nostri ruoli? Come sarebbero state inglobate le attività?

C’era poca chiarezza, proprio perché i nostri ruoli e la nostra attività erano, in pratica, la stessa cosa. Se noi non c’eravamo più, anche il nostro business non esisteva più.

Non fare lo stesso errore. Creando un sistema, un’attività distinta dalla tua presenza, puoi assicurarti un’attività che continui a funzionare nel tempo.

Non perché tu sia costretta a venderla un giorno, ma perché adottando fin da subito quest’ottica crei delle solide basi per farla crescere.

Crea delle procedure, definisci un’organigramma

Devi pensare alla tua attività in maniera tale che possa funzionare, indipendentemente da chi esegue le procedure. Vale a dire creare un sistema che sia semplice e funzionale a tal punto da non dover più richiedere l’esecuzione da parte di uno specialista.

Ad esempio, se produci pasticcini, dovresti pensare a come creare un “manuale d’esecuzione” contenente la procedura esatta per crearli. Solo così potrai insegnare ad altri e ad altri ancora come si fa. E ti assicurerai di ottenere sempre il medesimo standard di qualità.

So benissimo che è più facile a dirsi che a farsi, soprattutto quando si è all’inizio. Tuttavia, se vuoi evitare di lavorare 20 ore al giorno, 7 giorni su 7, è il caso di pensarci subito a tutte queste cose.

Come suggerisce Gerber, ciò che puoi fare fin da subito è definire l’organigramma della tua attività. Sì, esatto, l’organigramma. Quello che indica i ruoli all’interno del tuo business.
Non è così difficile come sembra. Prendi un foglio e inizia a scrivere tutte le varie task che svolgi. Tutte tutte, cercando di essere molto dettagliata.

Anche quelle che magari ti sembrano più banali (ad esempio, rispondere alle email, oppure condividere i tuoi articoli sui social, creare le copertine grafiche, e così via).

Dopodiché, raggruppa le varie attività in categorie. Ad esempio, tutto quello che riguarda la gestione del cliente, la gestione del marketing, l’aggiornamento del sito web, e così via.

Pian piano vedrai delinearsi delle figure, o dei ruoli: il customer care, il marketing manager, il web designer, e così via. Ovviamente, all’inizio sarai tu a ricoprire tutti questi ruoli.

Tuttavia, non appena l’attività cresce, potrai rapidamente identificare quali sono i ruoli per cui potresti avere bisogno un aiuto e quali compiti specifici i tuoi collaboratori dovranno svolgere.

E tu potrai continuare a focalizzarti sulle cose importanti del tuo business.
Riesci a vedere come puoi sviluppare il business e continuare a creare valore, senza che il tutto diventi ingestibile? 🙂

Ora tocca a te

Ora la palla passa in mano tua. Scegli una specifica categoria di attività e inizia a descrivere tutti i passaggi necessari per farla bene. Non risparmiare i dettagli, cerca di essere il più possibile dettagliata.

Certo è un po’ una noia farlo per tutti i processi. Non devi fare tutto subito. Inizia con una e poi in maniera progressiva fallo per tutte.

Io ad esempio ho descritto tutti passaggi richiesti per pubblicare un articolo su questo blog. Tra la ricerca del tema, la stesura del testo, l’inserimento di immagini, la definizione del titolo, ecc. ecc., in tutto mi sono usciti più di 30 step!

È stato lungo elencare tutti gli step, ma ora che sono lì, in chiaro, potrei affidare a chiunque la gestione dei miei articoli.

Una volta descritti tutti i processi, avrai un business fatto di sistemi talmente chiari e strutturati che potrai facilmente delegare quando diventerà necessario.

Buon lavoro,
Anh