In questa puntata di Q&A (domande e risposte), Samantha chiede dei suggerimenti su come organizzare meglio il suo tempo ed essere più produttiva:

Volevo chiederti un qualche consiglio su come organizzarmi le giornate, le azioni da compiere per ottenere i miei obiettivi. Perché ho sempre in mente 1000 pensieri e 1000 cose da fare ma alla fine mi sembra di essere poco conclusionale e di andare in tilt.

Cara Samantha, ottima domanda! Quello della produttività e dell’organizzazione è un tema che ho dovuto affrontare anch’io a più riprese e sono certa che molte imprenditrici hanno già avuto a che farsi.

Quante volte ho avuto mille idee e progetti che volevo realizzare per poi ritrovarmi con un pugno di mosche! Finché non ho scoperto un metodo tanto semplice quanto EFFICACE per, appunto, organizzare le mie giornate. Te lo spiego in questo articolo.

(se non vedi il video, clicca qui per guardarlo su YouTube)

Ti svelo subito che il mio segreto è…. avere un’ottimo metodo per la gestione delle attività giornaliere. Per fare questo, uso una semplice scheda. Ne ho creata una anche per te, che puoi scaricare subito cliccando qui.

Ma andiamo con ordine e vediamo perché questa scheda è così importante e come funziona.

Elimina il superfluo E impara a DIRE DI NO

Innanzitutto è importante renderti conto che per riuscire a fare 1000 cose NON bisogna farne 1000 tutte assieme. Come ben sai, abbiamo tutti giornate da 24 ore. Il nostro tempo è limitato. Ma non solo, anche le nostre energie lo sono.

Sebbene questo suggerimento potrebbe deluderti, il punto è quello di eliminare il più possibile tutto ciò che superfluo. Meglio concentrarsi non su 1000 cose tutte assieme, ma su poche alla volta. Soprattutto su quelle più importanti.

Quindi, osserva con cognizione di causa tutte le idee che hai e decidi a cosa dare la precedenza. Ciò significa dover eliminare il superfluo e rinunciare ad alcune cose. Ma è solo dicendo di NO ad alcune cose che puoi dire di SI ad altre, quelle più importanti.

Per sapere a cosa dire di SI e a cosa dire di NO, è importante che tu sia in chiaro sui tuoi obiettivi di lungo termine e sulla tua visione di vita. Dai un’occhiata questo articolo per capire di cosa parlo.

Tieni presente che tutto ciò che non ti porta ad avvicinarti alla tua visione di lungo termine potrebbe essere solo una perdita di tempo. Meglio eliminarla.

Se non é pianificato, non esiste

Per gestire meglio il tuo tempo e migliorare la produttività è necessario affrontare la questione in maniera “professionale”, anche se si tratta del tuo quotidiano.

Cosa intendo? Che puoi gestire le tue idee e i tuoi progetti personali proprio come se si trattassero di questioni di lavoro.

Sono certa che sul lavoro hai un’agenda per gestire gli impegni, le scadenze, le riunioni, ecc. Perché non adottare qualcosa di simile anche nell’ambito privato? Il principio è questo: se non è pianificato, non esiste. Allora, pianifichiamolo!

Per riuscire ad avere tempo per fare tutto ciò che vuoi è necessario CREARE il tempo e dedicare il tempo a quell’attività. Questo significa bloccare il tempo necessario nella tua agenda per fare spazio a quell’idea.

Definisci gli obiettivi settimanali

Ok Anh, fin qui tutto chiaro, ma come lo faccio nel concreto?

Per fare questo, io uso una scheda di pianificazione che stampo e compilo a mano, poichè mi aiuta a fare ordine mentale. Se vuoi, anche tu puoi scaricare e stampare questa scheda (se non l’hai già fatto prima).

Ogni lunedì mattina definisco i 3 obiettivi che voglio raggiungere al termine della settimana.

Ovviamente lo faccio in maniera realistica, considerando il tempo che ho a disposizione, gli impegni già fissati e gli eventuali imprevisti. Ad esempio, questa settimana i miei obiettivi erano:

1. Finire il corso online
2. Creare nuovi contenuti per il blog
3. Mettere a posto gli aspetti tecnici del sito

È importante essere realistici. Va bene voler puntare in alto, ma trovo anche inutile mettere troppa carne al fuoco se questo significa non riuscire a portare nulla a termine.

Prova anche tu: stampa la scheda per ciascun giorno della settimana, quindi 7 volte. Dopodiché, su ogni pagina scrivi nella casella apposita i tuoi 3 obiettivi, ripetendoli per tutti i giorni della settimana.

Potrà sembrarti inutile o noioso riscriverli per ogni giorno, ma ti assicuro che grazie a questa ripetizione manderai un forte segnale al tuo cervello per dirgli su cosa è necessario concentrarsi (solo su quelle 3!).

Definisci le priorità giornaliere

Ora che hai le tue 7 schede con gli obiettivi settimanali, definisci ogni mattina un momento da dedicare solamente alla pianificazione della tua giornata.

Se lo desideri, puoi farlo anche la sera prima. Il punto sta nel crearsi quello spazio di 15 minuti, il tempo sufficiente per programmare la tua giornata.

Potrebbe sembrare un controsenso: investire altro tempo per organizzare il tempo che è già poco. In realtà, è proprio investendo quei pochi minuti iniziali sulla tua pianificazione che riuscirai ad essere ancora più focalizzata ed efficace durante il giorno. Solo così puoi assicurarti una maggiore produttività.

Quindi, prendi la tua scheda e scrivi le tue 3 priorità per la giornata. Quali sono quelle attività che vuoi aver assolutamente portato a termine entro la sera? Mettile in ordine di importanza. Anche in questo caso, sii onesta con te stessa: non scrivere cose solo per il fatto di scriverle. Impegnati fino in fondo a fare ciò che ti sei prefissata.

Per darti un esempio, queste sono le mie 3 priorità di oggi:

1. Finire il modulo 4 del corso
2. Creare la newsletter di questa settimana
3. Inviare il resoconto + fattura a una cliente

E se sai già che quella sarà una giornata piena di impegni, ad alta probabilità di imprevisti, allora scrivi solo 1 priorità. Meglio pochi ma buoni, piuttosto che iniziare 1000 cose senza portarne a termine nessuno.

Pianifica la tua giornata e metti in atto

Ora che hai le tue 3 priorità del giorno, il resto diventa un gioco quasi da ragazzi.

Passa in rassegna tutte le ore che hai a disposizione e blocca il tempo necessario per portare a termine le azioni richieste.

Ti suggerisco di inserire anche dei momenti “morti”, cioè senza attività, come cuscinetto  in caso di imprevisti, oppure nel caso che un impegno ti prenda più tempo del previsto. In questo modo, eviterai di sentirti con l’acqua alla gola e potrai passare da un’attività all’altra con tutta la necessaria calma.

Una volta definita la tua giornata, mettila in atto. Tieni a portata di mano la tua scheda e fai solo ciò che hai pianificato, così da evitare le distrazioni.

Ad esempio, se hai deciso di dedicarti alla scrittura di un articolo dalle 9:00 alle 11:00, per quelle due ore fai solo quello. Spegni Facebook, chiudi le email, non guardare il telefono.

Fai di tutto per evitare ogni possibile causa di interruzione o distrazione. Cerca con tutte le tue forze di svolgere e di portare a termine l’attività prefissata, negli orari che hai definito. Ed evita assolutamente il multitasking: solo una cosa alla volta per favore.

Poi, una volta arrivate le 11:00, concludi l’attività che stai facendo (in questo esempio la scrittura dell’articolo) e passa a quella che hai definito per le ore a seguire. Rispetta il tuo piano giornaliero.

Anche se non hai ancora completato quello che stavi facendo, avrai modo di portarlo al giorno successivo come prima priorità. E con la pratica sarai in grado di prevedere con maggiore precisione quanto tempo avrai bisogno per ciascun tipo di attività.

Fai un bilancio della tua giornata

Infine, arrivata la sera, non scordarti di fare un bilancio della tua giornata e di valutare il tuo livello di produttività.

Passa in rassegna le priorità che avevi definito: sei riuscita a portarle a termine? Se sì, fai un bel check vicino a ciascuna di essa! Se no, puoi riportarla al giorno successivo.

Nella casella apposita, scrivi le tue vittorie. Che cosa hai fatto bene? Che cosa sei riuscita a portare a termine?

Nell’altra casella, scrivi le lezioni che hai imparato o le cose che potresti migliorare. Questa è un’opportunità per il futuro!

Infine, una cosa molto bella che suggerisco di fare, non solo per migliorare le produttività ma per essere più soddisfatti e felici in generale, è di elencare 3 cose per cui ti senti grata. Che cosa ti ha reso felice oggi? Anche piccole cose che normalmente potresti dare per scontato.

Perché più ti rendi conto delle fortune e delle cose belle che hai (materiali e immateriali), più sarai in grado di attirare a te altre cose positive. È un circolo virtuoso!

Pianifica il tuo successo

In inglese dicono:

If you fail to plan, you plan to fail

In italiano ciò si traduce in “Se fallisci nella pianificazione, stai pianificando di fallire“.

Esattamente, perché la capacità di pianificare e organizzare al meglio il tuo tempo è essenziale per un business che funziona. Tutti noi abbiamo solo 24 ore al giorno; è il modo in cui sfruttiamo queste ore a fare la differenza.

La scheda che hai trovato in questo articolo ti aiuta a fare un passo in avanti nella direzione giusta. Ma se non dovesse bastare, dai un’occhiata al corso “Produttività alle stelle“.

Questo corso ti aiuterà a creare il tuo planning annuale, organizzare le tue giornate, definire le tue priorità e gestire gli innumerevoli impegni, così da ottenere risultati concreti e al contempo evitare che il tuo business ti porti all’esaurimento.

Buona pianificazione!