Hai deciso di metterti in proprio per avere più tempo e libertà. Eppure, da quando hai il tuo business, non fai altro che lavorare tutto il giorno, tutte le notti e pure tutti i week end (o quasi).

E va a finire che sei spossata, sfinita e ti ritrovi a chiederti (più volte): MA CHI ME LO HA FATTO FARE????

Se ti sembra una situazione conosciuta (benvenuta nel club!), non allarmarti. Esiste una soluzione 🙂

Il punto è questo: bisogna lavorare SUL business, e non solo NEL business. Continuare a fare, fare e fare, senza avere una strategia organizzativa e una chiara direzione, non ti porterà da nessuna parte. Se non alla frustrazione (credimi, ci sono passata anch’io!).

In questo articolo ti spiego dei semplici trucchi per sistematizzare il tuo business e per non sentirti più come in una ruota di un criceto (corri, corri, corri, ma non vai da nessuna parte).

È stato dimostrato che impieghi più tempo per passare da un’attività di tipo A ad una di tipo B, piuttosto che continuare a fare un’attività del medesimo tipo.

Ogni volta che fai qualcosa di nuovo il tuo cervello ha bisogno di tempo per ingranare, per entrare nello stato di flusso, ovvero quello in cui il tuo rendimento è alto e sei in grado di continuare a fare quell’attività ininterrottamente, in modo naturale e fluido.

Continuare a saltare da un’attività all’altra abbassa il tuo rendimento totale, e ti fa perdere più facilmente la concentrazione. Hai in mente il multitasking? Ecco, evitalo per favore.

Raggruppa le attività in “lotti” (fai batching)

Il primo semplice trucco per lavorare sul tuo business è quello di raggruppare le attività in “lotti”, detto anche “fare batching”, dall’inglese.

Comincia stilando una lista di tutte le attività che fai regolarmente in un mese, ad esempio scrivere articoli, creare grafiche per il tuo sito, programmare i post su Facebook, ecc.

Dopodiché, decidi dove puoi raggruppare le attività in maniera da farle tutte in un giorno solo. Ovviamente non sarà sempre possibile farlo, ma vedrai che alcune attività si prestano molto bene.

Come ti spiegavo in questo articolo, è meglio fare poche cose alla volta, ma farle bene.
Ad esempio, sulla pagina Facebook di ThreeSixtySkills ogni lunedì pubblicavo un post relativo al Coaching Game, uno dei prodotti che offrivo nel mio sito.

Inizialmente lo facevo di lunedì in lunedì, investendo ogni volta circa mezz’ora per: andare a prendere il Coaching Game, mischiare le carte, sceglierne una, leggere la storia, farmi venire l’ispirazione (è questo che mi prende più tempo!), aprire Facebook, selezionare l’immagine da pubblicare, scrivere il testo, programmarlo.

Per ottimizzare i tempi, ora lo faccio una volta sola e programmo i post in anticipo. Quindi, pesco 5-6 carte alla volta e poi mi metto a scrivere i post per i lunedì a venire. E il tutto mi prende solo un’oretta, in totale.

Lo stesso può essere fatto per la stesura degli articoli, per la creazione delle grafiche, la gestione della contabilità e così via.

Anticipa e automatizza il business

Laddove possibile, come nell’esempio di Facebook, organizza le tue attività in anticipo e rendile automatizzate. Così non ci devi pensare più. Lavora d’anticipo e creati un cuscinetto di cose già pronte, così da non arrivare alle scadenze con l’acqua alla gola.

Ad esempio, io ho adottato l’abitudine di buttare giù le mie idee su Evernote e ho creato delle bozze di articoli che nel momento del bisogno possono tornarmi utili. Se dovesse capitarmi di non avere tempo per preparare il post, posso facilmente adattarne uno già scritto e pubblicarlo.
Inoltre, cerco di avere gli articoli già pronti e programmati in calendario almeno una settimana in anticipo rispetto alla data di pubblicazione, meglio se ancora prima. E pian pianino mi sto spostando verso la creazione in lotto di tutti gli articoli per il mese a venire.

Ciò mi permette di liberare in seguito il tempo per altre attività e di non avere l’ansia del “cavolo, e ora che cosa pubblico??”.

Dai nuovamente un’occhiata alla lista delle attività che hai elencato e chiediti quali puoi anticipare e quali puoi automatizzare, così da non dovertene (pre)occupare ogni giorno.

Crea delle procedure

Per risparmiare tempo (ma non solo!), ti suggerisco di iniziare fin da subito a creare delle procedure per ogni attività del tuo business.

Perché? Molto semplice: per iniziare a crearti un sistema. Pensaci per un attimo: tutte le grandi azienda hanno un sistema, hanno delle procedure da seguire, hanno delle chiare linee guida su cosa va fatto e che cosa non va fatto.

Qualunque attività che funziona, ha delle procedure in atto. Le cose non avvengono a caso, ma seguono delle indicazioni ben precise.

Ad esempio, ti sarà già capitato di mangiarti un hamburger da Mc Donald’s, vero? Ecco, che cosa succede quando fai un’ordine? La tua richiesta viene inviata a chi sta in cucina e questi, senza doverci troppo pensare, sanno esattamente quali ingredienti usare, quanto cuocerli, come inserirli nel tuo panino, come impacchettarlo.

E così sei certa che in qualunque Mc Donald’s tu vada, il big mac sarà sempre un big mac. E che gli ingredienti sono sempre quelli. E la loro disposizione sempre la medesima.

Immagina invece se ogni volta che ricevono l’ordinazione il cuochi dovessero chiedersi: che tipo di carne devo usare? A quanto la devo cuocere? Per quanto tempo? Va prima la carne oppure il formaggio? Ci vuole la salsa? E così via… Sarebbe un’immensa perdita di tempo! E una perdita di qualità.

Ecco perché è utile crearti delle procedure anche nel tuo business: più hai in chiaro quali procedure seguire, meno tempo dovrai investire per pensare a come fare ciascuna attività.

Non è così difficile come potrebbe sembrare: riprendi in mano la lista delle attività che hai già stilato prima e, per ognuna di esse, descrivi gli esatti passaggi che compi per svolgerle.

So che inizialmente può sembrare una noia mortale, eppure può rivelarsi MOLTO utile non solo per te, ma anche per i tuoi collaboratori!

Delega le attività in cui non sei indispensabile

Collaboratori??? In un’attività in proprio? SÌ!!! Anche se hai iniziato da poco, tieni conto che se il tuo business cresce (ed ho il sospetto che è ciò che vuoi!), è probabile che vorrai e avrai bisogno di persone che ti aiutino.

Ma anche senza dover aspettare di avere guadagni milionari, fin da subito potresti considerare l’idea di avere un aiuto part-time.

Certo, si tratta di un costo, e non ti sto suggerendo di assumere uno staff di 10 persone a tempo pieno! Tuttavia, secondo me è un investimento, che può aiutarti ad avere più tempo per far crescere ulteriormente il business.

Mi spiego meglio: immagina di essere una consulente e di offrire i tuoi servizi a 100 euro all’ora. Ora, pensa a quante ore alla settimana perdi in attività che non richiedono le tue conoscenze specifiche, attività che anche altre persone potrebbero fare al posto tuo. Ad esempio, pubblicare un post su Facebook, oppure cercare un’immagine da inserire nel blog, ecc.

Ecco, fai un conto veloce: ogni ora che perdi a fare cose che potresti delegare a qualcun altro, è un’ora in cui sprechi l’opportunità di guadagnare 100 euro per fare le consulenze che solo tu sai fare.

Io mi sono affidata ad una assistente virtuale. Questo mi ha permesso di liberare del tempo che posso utilizzare per rendere più strategico il business e per farlo crescere. E grazie alle procedure di cui ti ho parlato sopra, è molto più facile spiegarle che cosa fare, come farlo, in che ordine, ecc. 😉

Puoi farlo anche tu, se vuoi. Riprendi in mano la lista delle attività che svolgi regolarmente e identifica quelle che, in fondo, potrebbe fare anche qualcun altro al tuo posto (lo so, può fare male ammetterlo, ma non sei sempre indispensabile).

Puoi trovare su siti come upwork, fiverr o freelancer delle persone in grado di aiutarti, anche se hai un budget ridotto a disposizione. In un prossimo articolo, ti spiegherò più in dettaglio come puoi trovare l’assistente virtuale adatta per te (o come trovare la tua prima collaboratrice).

Ora tocca a te

Ora la palla passa in mano tua, ricapitoliamo i passi da compiere (ahhh, qui esce la mia natura di coach, vero? ihih):

1. Fai una lista esaustiva delle attività che svolgi regolarmente nel tuo business
2. Scegli quali di queste attività puoi raggruppare in “lotti”
3. Identifica quali puoi anticipare e automatizzare
4. Crea una procedura scritta per ciascuna delle attività
5. Considera l’idea di delegare alcune di queste attività a un’assistente virtuale o una collaboratrice esterna.

Ho preparato per te una scheda dove potrai rispondere a queste domande per avere più chiari i passi necessari da compiere. Clicca qui per scaricarla!

Mi piacerebbe sapere quali strategie use tu per evitare che il tuo business ti porti all’esaurimento e che cosa si è rivelato maggiormente utile. Vieni a raccontarmelo nel gruppo Shine your Light su Facebook 🙂

Alla prossima,
un sorriso
Anh